O módulo de controle de despesas é uma ferramenta indispensável para a gestão financeira da sua empresa. Com ele, você poderá ter um gerenciamento mais eficaz e assertivo das suas despesas. Além do controle detalhado das despesas, também é possível visualizar as métricas na dashboard da tela inicial, o que permite um resumo diário.
Neste manual, explicaremos como utilizar o módulo de despesas do ISPFY.
¶ Passo 1 - Cadastrar despesa
- No menu principal, acesse “Gerencia > Despesas”;
- Clique no botão “+ Despesa”;
- Selecione a forma de pagamento;
- Selecione o tipo de lançamento, se é uma despesa recorrente ou única;
Uma despesa única é referente a um gasto único que pode ser pago de uma vez ou parcelado, enquanto uma despesa recorrente se repete todos os meses e não tem data para acabar. A despesa recorrente é como uma expectativa de gasto para os próximos meses.
Confira abaixo como preencher conforme o tipo de lançamento selecionado:
Clique na aba relacionada ao tipo de lançamento.
- Informe a data de validade da despesa;
- Selecione se será paga em parcelas (dividir), e em quantas, ou replicada;
- Selecione a data de início da recorrência;
- Selecione a data da recorrência (Validade);
Atenção: Ao excluir uma despesa de uma recorrência, toda a recorrência será interrompida, resultando na exclusão das demais despesas vinculadas.
Apenas despesas provisórias e pagas serão mantidas.
- Selecione o favorecido (Quem vai receber a despesa);
Confira a matéria: Como cadastrar pessoas, contatos e fornecedores. - Preencha o campo detalhes (opcional);
- Informe o item da despesa:
- Insira a categoria do item (exemplo: combustível, salário, aluguel, água, energia etc.);
Confira a matéria: Como cadastrar uma categoria de despesa. - Preencha o campo descrição da compra (informe o nome do item, serviço ou outra coisa que gerou a despesa);
- Insira o valor do item.
- Insira a categoria do item (exemplo: combustível, salário, aluguel, água, energia etc.);
Se quiser adicionar mais algum item para a despesa, clique no botão "+" abaixo do item adicionado anteriormente.
- Para concluir o cadastro da despesa, clique em “Salvar”;
O campo "Valor total" exibe a soma dos valores de todos os itens do lançamento.
- Ao salvar a despesa, ela será exibida na lista de despesas.
- Utilize os botões “E” para editar, “X” para excluir e “Baixar” para dar baixa na despesa.
¶ Passo 2 - Baixar despesa
Para dar baixa em uma despesa, siga os passos abaixo:
- Siga até a despesa e clique no botão “Baixar”;
- Selecione o caixa para debitar;
Você pode realizar a baixa total ou parcial de uma despesa.
Ao realizar uma baixa parcial, a despesa original será removida e uma nova despesa do tipo "resto" será gerada.
Para isso, insira um valor menor do que o total da despesa e marque a opção "Lançar diferença".
- Para concluir, clique em “Baixar”;
- Para visualizar as despesas pagas, selecione a opção “Pago” no campo “Situação” e clique em “Filtrar”.
- Utilize os botões “Det.” para visualizar detalhes, “Recibo” para imprimir o recibo.
Ao baixar uma despesa recorrente, ela será listada nas despesas pagas como “Provisória”.
¶ Passo 3 - Estornar despesa
- Na lista de despesas pagas, clique em “Estornar” na despesa desejada;
- Informe o motivo do estorno e clique em “Estornar”.
É importante lembrar que as despesas recorrentes que já foram pagas serão registradas como “provisórias”. Quando você estorná-las, elas serão registradas como “Provisória/Estorno”.
Caso você exclua uma despesa provisória estornada, que era uma despesa recorrente, a despesa recorrente será restaurada.
Confira também: A importância do controle eficiente de despesas para provedores de internet.
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